Alloggiati Web: perché è importante?
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato attraverso il quale i Property Manager sono tenuti a inviare i dati degli ospiti di una struttura ricettiva.
Chi si affaccia al mondo degli affitti brevi e dell’accoglienza, quindi, si troverà a dover affrontare questa incombenza burocratica. Esistono però delle app e dei servizi che permettono di semplificare la raccolta e la successiva comunicazione delle generalità dei propri ospiti al Portale Alloggiati Web.
In questo articolo scopriremo tutto quel che c’è da sapere sulle comunicazioni dei dati alla Questura e perché Ok Home rappresenta una soluzione ideale per i Property Manager.
Alloggiati Web: che cosa prevede la normativa?
Il portale Alloggiati Web è stato pubblicato per la prima volta nel 2006. È stato pensato per rendere più celere e snella la comunicazione alla Questura delle generalità degli ospiti di una struttura alberghiera.
Più tardi, dal gennaio del 2013, tramite il Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013, è divenuto obbligatorio I’utilizzo del sistema telematico per la comunicazione dei dati degli alloggiati, andando così a sostituire le schede cartacee.
Dal 2018, con l’introduzione della Legge n. 132/2018 di conversione del Decreto legge n. 113/2018, noto come “decreto sicurezza”, la normativa è stata estesa anche alle locazioni di breve durata.
Tale normativa, infatti, prevede l’obbligo per chi gestisce di una struttura ricettiva di inviare a mezzo della piattaforma dedicata Alloggiati Web le generalità degli ospiti entro le 24 ore dal loro arrivo.
Con il decreto sicurezza sono state quindi estese ai gestori di affitti brevi obblighi già gravanti in capo ad albergatori e host di altre strutture ricettive. Dunque, la normativa si applica anche a chi sottoscrive contratti di locazione di breve durata. Da qui il nome “Alloggiati Web“, un canale digitale per adempiere alle necessarie procedure in modo rapido e informatizzato.
Va da sé che la normativa prevede anche tutta una serie di penali e sanzioni per gli Host, ma di questo ne parleremo più avanti.
Alloggiati Web: un turismo che cambia
Fino a pochi anni fa, la raccolta dei dati degli ospiti richiedeva la presenza del gestore al momento del check-in. Tali dati venivano poi inviati al portale Alloggiati Web nei tempi prestabiliti. In questo modo, era necessario che l’host fosse sempre reperibile al momento dell’arrivo dei suoi ospiti.
Tuttavia, l’estensione della normativa agli affitti brevi ha richiesto un processo di adeguamento ai tempi per facilitare il compito degli host. Un passaggio all’informatizzazione e alla digitalizzazione che permette anche di equiparare sempre più il mestiere di host a quello di un vero e proprio professionista dell’ospitalità.
Chi si approccia al mondo delle locazioni di breve durata, ovvero locazioni di immobile a uso turistico di durata non superiore a 30 giorni, stipulato da persone fisiche, al di fuori dell’esercizio di attività d’impresa, dovrà adempiere a tutti gli obblighi riguardanti la sicurezza e le comunicazioni digitali.
Scopriamo ora quali sono le soluzioni che Ok Home propone per sbrigare queste procedure burocratiche in maniera facile, rapida e conveniente.
Alloggiati Web: i vantaggi del sistema di self check-in di Ok Home
È necessario adeguarsi a un turismo che cambia ed è in continua evoluzione. Esistono sempre più tecnologie volte a semplificare i processi di gestione di una struttura ricettiva. In tal senso, uno degli strumenti più efficienti e all’avanguardia introdotti nel settore dell’accoglienza sono i sistemi per il self check-in online.
Il sistema di Ok Home, infatti, rende i passaggi del check-in più celeri e fluidi, azzerando le incombenze burocratiche e automatizzando tutto il processo. Gli ospiti potranno registrare i propri dati nella web app e inviare i loro documenti in autonomia. Successivamente, il nostro sistema si occuperà di trasferire questi dati al portale Alloggiati Web senza che l’host debba intervenire, se non dando il suo consenso.
Inoltre, sempre attraverso la piattaforma, l’ospite può pagare il compenso dovuto per la Tassa di Soggiorno e anche firmare il contratto di locazione.
Oltre all’aspetto burocratico, la web app di Ok Home dispone anche di una ricca e innovativa Reception Virtuale. Una sorta di concierge, totalmente personalizzabile, che consente all’host di fornire al guest indicazioni sulla casa, istruzioni su come arrivare o anche consigli su attività, attrazioni ed esperienze. Questo strumento, disponibile h24 e a portata di click, rende l’esperienza di viaggio ancora più unica. Tutto questo, senza che l’host debba essere presente fisicamente al momento del check-in o del check-out.
Alloggiati Web: quali dati vanno comunicati?
Adesso che abbiamo capito la valenza e la funzione del portale Web Alloggiati e di come un sistema automatizzato di self check-in possa aiutare nell’adempimento degli obblighi in capo all’host, andiamo oltre e vediamo, nello specifico, quali sono le generalità degli ospiti che l’host dovrà comunicare al portale Alloggiati Web.
I dati da inviare sono quelli anagrafici classici, ovvero cognome, nome, sesso, cittadinanza, data e luogo di nascita. Questi sono tutti facilmente rilevabili dal documento di identità. Poi, vanno comunicati anche altre informazioni, quali: data di arrivo, permanenza e tipo di alloggiato. Infine, riguardo alla permanenza, sono da indicare i giorni dichiarati dall’ospite al momento dell’arrivo (se l’ospite dovesse prolungare il proprio soggiorno, i dati andranno aggiornati).
Con Ok Home, l’inserimento e l’invio di tutti questi dati al portale Alloggiati Web è facile, automatico e veloce. Bastano davvero pochi clic! Un sistema al passo con i tempi e che rispetta le esigenze dell’host e del guest.
